Politique de confidentialité

En accord avec ses valeurs de respect, d’inclusion, d’autodétermination, de professionnalisme, d’intégrité et de vie active, Olympiques spéciaux Québec est désireuse de bâtir une culture du respect et de dignité et s’engage à protéger le droit à la vie privée de ses membres.

La présente politique décrit la façon dont Olympiques spéciaux Québec recueille, utilise, protège, communique et détruit les renseignements personnels et énonce l’engagement d’Olympiques spéciaux Québec à recueillir, utiliser et communiquer les renseignements personnels de façon responsable.

Si vous avez des questions ou préoccupations concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, ou si vous souhaitez consulter ou mettre à jour vos renseignements personnels ou en corriger des inexactitudes, ou si vous souhaitez retirer votre consentement, vous pouvez joindre notre responsable de la protection de la vie privée :

Ode Caron
Directrice de développement stratégique et financier

1274 Jean-Talon Est, bureau 200
Montréal (Québec) H2R 1W3
438 521-8617
ocaron@olympiquesspeciaux.qc.ca

Objet de la politique

Olympiques spéciaux Québec se doit de recueillir certains renseignements personnels et confidentiels afin de réaliser sa mission efficacement et en toute sécurité dans l’intérêt des athlètes.

Le Code civil du Québec, la Charte québécoise des droits de la personne, la Loi québécoise sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques énoncent le principe du respect de la vie privée et les mesures de protection régissant la collecte et l’utilisation des renseignements personnels.

Olympiques spéciaux Québec doit, à titre de chapitre d’une organisation nationale, transférer certains renseignements à l’extérieur du Québec où ils sont colligés et conservés dans une base de données pancanadienne sur un serveur localisé à Toronto.

Dans ce contexte, Olympiques spéciaux Québec souhaite se conformer à toutes les législations fédérales et provinciales en matière de respect de la vie privée.

Portée de la politique

Tous les employés, contractuels, administrateurs, bénévoles et tous les intervenants et les mandataires (ex. clubs, Société des Jeux, partenaires Athlètes en santé, etc.) qui administrent un programme ou une activité dirigée ou sanctionnée par Olympiques spéciaux Québec doivent se conformer à la présente politique.

Mise en œuvre de la politique

La direction générale est responsable de la mise en œuvre de la politique. Elle est responsable de la formation et de la communication du processus de protection de la vie privée et de sa mise en œuvre auprès des employés, des contractuels, des administrateurs, des bénévoles et de tous les intervenants et les mandataires qui administrent un programme ou une activité dirigée ou sanctionnée par Olympiques spéciaux Québec.

Elle peut dans le cadre de cette tâche, être soutenue par des membres de l’équipe dûment formés pour cette intervention. Elle administre les mécanismes de plaintes et de redressement, le cas échéant.

Nature des renseignements personnels recueillis et conservés

Les renseignements personnels détenus par Olympiques spéciaux Québec ont été transmis essentiellement de manière volontaire par le membre. Sans être restrictifs, les renseignements personnels peuvent notamment comprendre ce qui suit :

Caractéristiques personnelles (ex. sexe, date de naissance, âge, taille, poids, etc.);
Coordonnées (ex. adresse, numéro de téléphone, numéro de téléphone cellulaire, etc.);
Renseignements médicaux (ex. antécédents médicaux, conditions de santé, soins de santé reçus, etc.);
Numéro du Programme national de certification des entraîneurs (PNCE), études, curriculum vitæ, expérience, etc.;
Numéro de cartes de crédit et de renseignements bancaires;
Biographie, résultats de performance et rétroaction des entraîneurs;
Numéro d’assurance sociale;
Résultats d’une vérification de casier judiciaire;
Information sur le tuteur;
Renseignements de marketing, y compris les données démographiques et attitudinales;
Numéro de passeport et les numéros de membre Aéroplan ou de grand voyageur;
Etc.

Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles (ex. adresse ou numéro de téléphone au travail) ou l’information publique, lesquelles ne sont pas protégées en vertu de la législation relative à la protection de la vie privée.

Olympiques spéciaux Québec détient également des renseignements sur le curriculum de formations d’entraîneurs ou d’officiels. À titre d’employeurs, l’organisation détient des renseignements sur les employés et les contractuels (ex.: salaires et bénéfices sociaux, diplômes, etc.).

Utilisation des renseignements personnels recueillis et conservés

Les renseignements personnels recueillis par Olympiques spéciaux Québec servent à maintenir la qualité et la conformité des services offerts aux athlètes. Olympiques spéciaux Québec collecte des renseignements personnels au sujet des employés, des bénévoles, des membres, des entraîneurs et des partenaires bénévoles entre autres pour :

L’envoi de communications comme des nouvelles électroniques, des courriels, des bulletins d’information, de la sollicitation philanthropique, des factures, des avis, et des renseignements sur les programmes, des invitations aux événements et aux activités;
La saisie dans la base de données interne pour gérer les dons et les inscriptions aux activités de collecte de fonds.
La saisie dans la base de données nationale des membres d’Olympiques spéciaux Canada à des fins de reddition de comptes;
La composition des équipes représentant le Québec lors d’événements nationaux ou internationaux et le calcul des quotas;
L’inscription à des activités, la gestion des déplacements et l’achat d’équipement;
Le divisionnement;
La gestion des ressources humaines et des avantages sociaux d’Olympiques spéciaux Québec;
La mise en œuvre du programme de vérification des antécédents judiciaires d’Olympiques spéciaux Québec;
En cas d’urgence médicale;
L’achat d’uniformes;
L’inscription aux compétitions;
Le suivi technique, l’analyse des entraîneurs et des clubs, les entraînements officiels;
Les activités de communication, les relations avec les médias, les publications sur le site Internet d’Olympiques spéciaux Québec et sur ses différentes plateformes de médias sociaux;
À des fins de statistiques pour dresser un portrait de nos communautés d’athlètes et de bénévoles.

Olympiques spéciaux Québec demandera le consentement des personnes concernées si les renseignements personnels de ces dernières sont utilisés à des fins qui ne sont pas mentionnées ci-dessus et auxquelles elles n’ont pas encore consenti. La façon dont ce consentement aura été obtenu et la date de son obtention devront être documentées.

Consentement

Toute cueillette de renseignements personnels doit être faite avec le consentement éclairé du membre. Le consentement doit être obtenu par des moyens légaux au moment de la collecte des renseignements personnels, avant leur utilisation ou leur divulgation.

Si le consentement pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements personnels n’est pas obtenu au moment de leur réception, il doit être obtenu avant leur utilisation ou leur divulgation.

Olympiques spéciaux Québec peut recueillir les renseignements personnels sans le consentement des personnes concernées si cela est raisonnable et autorisé par la loi.

En fournissant leurs renseignements personnels à Olympiques spéciaux Québec, les personnes consentent à leur utilisation aux fins définies dans la présente politique.

Toute personne peut retirer son consentement concernant la collecte, l’utilisation, la conservation ou la divulgation de ses renseignements personnels en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, pourvu qu’elle donne à Olympiques spéciaux Québec un préavis écrit de 5 jours ouvrables.

Olympiques spéciaux Québec s’engage à respecter et mettre fin à toute collecte ou utilisation ultérieure des renseignements personnels du demandeur. Ce retrait aura comme possible conséquence, pour le demandeur, selon la nature de l’information en cause, de ne plus recevoir, en tout ou en partie, les services d’Olympiques spéciaux Québec. Les conséquences spécifiques du retrait du consentement seront communiquées par écrit au demandeur à la suite du dépôt de la demande.

Gestion des renseignements personnels

Selon le type d’information recueillie, les renseignements sont gérés et conservés de manière différente. Les données relatives au profil d’athlètes ou au profil de bénévoles sont inscrites dans la base de données pancanadienne d’Olympiques spéciaux Canada hébergée sur un serveur sécurisé à Toronto.

Seules les personnes responsables de la gestion des données d’Olympiques spéciaux Québec ont accès aux données nominatives. Les responsables d’Olympiques spéciaux Canada ont accès uniquement aux données non nominatives, et ce, à des fins statistiques.

Les informations relatives à la vérification des antécédents judiciaires sont conservées dans un dossier informatique sécurisé et hébergé sur le serveur d’Olympiques spéciaux Québec à Montréal. Une fois la vérification terminée, seuls les résultats sont conservés et inscrits dans un fichier protégé.

Les données relatives au personnel, sauf les données recueillies dans le cadre de leur participation aux compétitions nationales ou internationales, sont conservées de manière sécuritaire en format électronique et papier par la direction générale pendant toute la durée de l’emploi et pendant une période de sept ans après la fin d’emploi.

Les informations relatives aux plaintes sont conservées de manière sécuritaire par la direction générale, en format électronique ou papier selon le format d’origine.

Les clubs et les sections locales qui collectent les formulaires d’inscription sont assujettis à la même rigueur en matière de protection des renseignements qu’ils détiennent sur les membres et sont tenus de mettre en place des normes de sécurité, d’entreposage et de destruction.

Les documents transitoires non destinés à être conservés (copies, imprimés d’une banque informatisée, formulaires d’inscription) sont détruits par la personne responsable de la saisie du document.

Les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision au sujet d’un membre seront conservés pendant au moins un an afin de permettre à la personne concernée d’accéder aux renseignements après que la décision a été rendue.

Olympiques spéciaux Québec peut divulguer les renseignements personnels à une instance gouvernementale si celle-ci a fait valoir son pouvoir légal d’obtenir ces renseignements et si Olympiques spéciaux Québec a des motifs raisonnables de croire que les renseignements seraient utiles à une enquête au sujet d’une activité illégale, afin de respecter une assignation, un mandat ou l’ordonnance d’un tribunal ou à toute autre fin autorisée par la législation applicable.

Droit d’accès et de correction

Sous réserve des limites prévues à la loi, toute personne a le droit de consulter les informations qui la concernent ou qui concernent un mineur dont elle est le tuteur légal et qui sont détenues par un tiers.

Toute demande d’accès à l’information doit être faite par écrit et adressée à la responsable de la protection de la vie privée d’Olympiques spéciaux Québec. Une demande jugée frivole ou vexatoire qui paralyserait les opérations de l’organisation sera soumise au conseil d’administration. La responsable de la protection de la vie privée informera par la suite le demandeur de la décision de donner suite ou non à cette demande.

Les informations demandées seront divulguées au demandeur dans les 30 jours suivant la réception de la demande écrite, à moins que des motifs raisonnables justifient le prolongement de ce délai, et ce, gratuitement ou à un coût nominal correspondant aux dépenses encourues (poste, photocopies, etc.).

S’il advenait que le demandeur constate que les renseignements détenus sont inexacts, incomplets ou désuets, il devra faire une demande de correction par écrit à la responsable de la protection de la vie privée. Laquelle procédera aux modifications et informera le demandeur lorsque les modifications auront été apportées.

Olympiques spéciaux Québec pourrait ne pas être en mesure de répondre à la demande d’accès aux renseignements personnels pour diverses raisons de nature économique, légale, de sécurité ou de protection de tiers telles que :

La transmission des renseignements est excessivement coûteuse;
Les renseignements contiennent des références à d’autres personnes;
Les renseignements ne peuvent pas être divulgués pour des raisons légales, sécuritaires ou d’intérêt commercial;
Les renseignements font l’objet d’un secret professionnel ou d’un privilège relatif au litige.

En cas de refus, Olympiques spéciaux Québec indiquera au demandeur les raisons du refus.

Droit de plainte

Toute plainte concernant le non-respect de cette politique doit être adressée par écrit à la responsable de la protection de la vie privée. La responsable de la protection de la vie privée effectuera une enquête sur toute plainte et apportera les mesures correctives nécessaires.

Tout demandeur dont la plainte n’est pas réglée à sa satisfaction peut en appeler auprès du conseil d’administration d’Olympiques spéciaux Québec. Le conseil d’administration examinera la plainte et les actions et/ou décisions prises par la responsable de la protection de la vie privée. Le conseil d’administration confirmera ou infirmera la décision de cette dernière. La décision du conseil d’administration est exécutoire et sans appel.

Modifications apportées à la présente politique

Nos politiques en matière de confidentialité et de protection de la vie privée, y compris la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, peuvent être mises à jour afin de refléter les changements apportés à nos pratiques de traitement de l’information, de nous conformer aux lois et règlements applicables ou d’améliorer la clarté et la transparence de nos politiques.

Si nous apportons des modifications importantes à notre Politique sur la protection des renseignements personnels, nous vous en aviserons en affichant une copie mise à jour sur notre site Web. Veuillez consulter notre site Web régulièrement pour prendre connaissance des mises à jour.